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今更聞けない?!削減時間80%の『クラウド経費精算』

突然ですが問題です。これは何の時間の変化でしょう?
グラフ
答えはクラウド経費精算の導入前後での、毎月の経費精算にかかる一人当たりの平均的な時間です。

皆さまの会社で考えるといかがでしょうか。
経理部や承認者の方は、膨大な確認作業と不備の調整に手間がかかっていませんか?
申請者でいうと、煩雑な申請作業で本業が阻害されている事も多いかと思います。
では、クラウド経費精算を導入するとなぜこれほど経費精算の時間が削減できるのでしょうか?
今回は、クラウド経費精算のシステムについてご紹介していきます。

クラウド経費精算を利用するメリット

クラウド経費精算を利用するメリットはズバリ
①申請者・承認者両方の手間が省け、80%の時間短縮が実現する
②申請漏れ等のミスが無くなる

という点です。

具体的にどうやって実現するのか、
株式会社マネーフォワードが運営しているマネーフォワードクラウド経費(以下「MF経費」と称する)を参考にお伝えすると、以下の通りです。

経費精算3
交通費を自動算出
・今まで調べて入力していた交通費を駅の入力のみで自動計算されます。
・定期区間を登録することで定期区間を控除した交通費を算出できます。
経費精算4
領収書を撮るだけ
・レシートや領収書を撮影すると自動で読み込んでくれるので、手入力しなくてOKです。
・元となったレシートや領収書はそのまま添付して申請が可能です。
・経費明細と領収書画像データがセットなので、承認者は経費入力のチェックが簡単です。
経費精算5
明細は自動で取得
・読み込んだクレジットカードのデータから、経費精算したいものだけ選んで申請が可能です。
経費精算6
自動仕訳や精算が完了
・経費申請されたデータから自動仕訳を行うことができます。
・科目を自動で分類するので、使えば使うほど賢くなります。
・口座と連携しそのまま精算を行うこともできます。
経費精算7
申請・承認がスマホ完結
・経費の申請と承認がスマホで可能になるので、移動中のスキマ時間で利用が可能です。
・申請内容に不備があった場合も、チャットで連絡が可能です。

このように、今まで手作業が大変だった部分をカットできるのが、魅力なのです。
いつでもどこでも経費処理が行えて、紙の原本をバインダーから掘り返す必要もなく、内容確認が簡単なのでとてもおススメです。

クラウド経費精算のQ&A

ここでよくあるご質問を紹介させていただきます。

Q:.経理担当者や経営者側の作業は大変なのでは?

A:領収書オンラインチェック、不備入力防止、総合振込対応、会計システム連携等のあらゆる機能を完備
 ⬇
オンライン上で作業ができ、データは自動で作成できるため工程を減らせます。

Q:.会社のルールで経費精算できる?

A:自分の会社のワークフローに合わせて、申請から承認までのフォームをカスタマイズできます。
Ex) 申請:高額な経費は都度で申請する、その他は一月分まとめて経費申請する
承認:所属する部門の代表者が承認する、金額や勘定科目で承認者を変更する
※上位プランでしかできない条件もあるので、先に自社のワークフローを確認しておくと良いでしょう。

Q:.クラウドにはしたいけど、セキュリティは大丈夫?

A:・メールアドレスやID・パスワード、口座へのアクセス情報などはすべて暗号化され、管理も厳重です。
・大手金融機関からの出資
 みずほフィナンシャルグループおよび三越伊勢丹グループとの業務提携や、Fenox VC、東邦銀行、北洋銀行、群馬銀行、福井銀行、滋賀銀行などからの出資を受けています。
・プライバシーマーク取得(個人情報の適切な取り扱いを行っている事業所へ付与される登録商標)
 ⬇
MF経費では金融機関と同レベルのセキュリティでデータを保護しているため、安全に利用できます。

Q:.時間が削減できるとしてもコストが増えるのでは?

A:マネーフォワードで言うと、基本料金に人数に応じた課金がされる仕組みとなっております。
月額基本料金
法人さまビジネスプランの場合 … 5,980円(税抜)/月
  +
MF経費の従量課金
アクティブユーザー数(MF経費をその月に利用した人数)×500円  ※5名までは無料
例えば、従業員数50名の場合ですと、
5,980円(税抜)+(500円×45人)=28,480円/月 がシステムコストとなります。

参考文献:経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」https://biz.moneyforward.com/expense

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