コロナ禍でのリモートワークを機に、中小企業においても急速にクラウド化やペーパーレス化が進められています。しかし、税務関係の帳簿書類（請求書や領収書等）などは、いまだに紙での保存が原則とされており、帳簿書類のペーパーレス化にまで着手できている中小企業はまだ少ないのではないでしょうか。
帳簿書類については、「電子帳簿保存法」という法律によってデータ保存も認められていますが、要件が厳しく、中小企業ではなかなか導入が難しいという現実がありました。しかし、電子帳簿保存法も改正を重ね、2020年度の改正では、経費精算分野での大きな改正がありました。
今回は、電子帳簿保存法の中でも、2020年度改正のポイントとなる経費精算に的を絞ってご紹介します。
1. 電子帳簿保存法2020年度改正のポイント
2020年度改正では、キャッシュレス決済における領収書保存が不要となり、キャッシュレス決済に関しては完全ペーパーレス化ができるようになります。
これまでは、経費の領収書を電子データで保存する場合には、領収書をスマートフォンなどで撮影もしくはスキャンし、さらに不正防止のための「タイムスタンプ」を3日以内に付与する必要がありました。改正後は、キャッシュレス決済を利用した場合には、クレジットカードやSuicaなどの交通系ICカード、paypayなどのQRコード決済の利用明細データが領収書の代わりとなり、紙の領収書の保存も「タイムスタンプ」も必要なくなります。
この改正は、2020年10月1日から施行されます。
出典：財務省HP
2. 今後の経費精算のあり方
2020年度改正で領収書が不要とされたのは、キャッシュレス決済の場合のみで、現金や振込で支払った場合の領収書は、今までどおり紙の保存、もしくは、タイムスタンプの付与が必要となります。しかし、近年のキャッシュレス化の推進により、キャッシュレス決済の手段も多様化し、キャッシュレス決済を使用できる店舗もかなり増加していますので、なるべくキャッシュレス決済の利用を心掛ければ、保存が必要な領収書も少なくなり、経費処理の負担も軽減されることでしょう。
改正に伴い、キャッシュレス決済、タイムスタンプのいずれにも対応できる電子帳簿保存法対応のクラウド経費精算システムも増えてきています。経費処理の負担減だけではなく、クラウド化によりリモートワークでも経費精算が可能となる、システム化により計算ミスも防ぐことができるなどメリットも大きいため、クラウド経費精算システムが今後の経費精算の主流となり、バックオフィス業務の効率化が進むこととなるでしょう。
3. 電子帳簿保存法を導入するためには
それでは、実際に経費精算において電子帳簿保存制度を導入するためには、何をしなければならないのでしょうか。
STEP１ 税務署への申請手続き
電子帳簿保存法を導入するためには、電子保存を開始する日の3ヶ月前までに税務署に申請書を提出する必要があります。提出後3ヶ月間は導入ができませんので、導入を思い立ったら、まず申請書を提出しておきましょう
STEP２ 電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入
前述のとおり、タイムスタンプ機能を有する電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入が必要となります。経費精算システム独自の機能だけではなく、自社の会計ソフトや給与ソフト等との連携なども考慮して、最適なシステムを選ぶとよいでしょう。
弊社がおすすめしているツールは「マネーフォワードクラウド経費」です。
電子帳簿保存法に対応しているのはもちろん、クレジットカード明細の自動取得や、Suicaなどの交通系ICカードの読み取りなどのキャッシュレス決済への対応や、領収書のアップロード時に「タイムスタンプ」を自動で付与する機能も装備しています。
出典：マネーフォワードHP
↓「マネーフォワードクラウド経費」に関する記事はこちら↓
[clink url=”https://cashmo.jp/blog/2020/07/15/0009/”]
4. おわりに
今回は2020年度改正のポイントとなる「経費精算」に的を絞ってご紹介しましたが、すべての帳簿書類について電子帳簿保存法を導入するには、中小企業にはまだまだハードルが高い部分もあります。まずは、一番導入しやすく、導入の効果も実感しやすい経費精算の部分から始めてみるのはいかがでしょうか。
キャシュモでも導入のお手伝いをしておりますので、ご検討の際には、ぜひご相談ください。
